POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS 3/6/2016
FIRSTSOURCE que en adelante se denominara la ORGANIZACI脫N en la presente pol铆tica, es una empresa
que actualmente funciona como operador log铆stico a nivel nacional, bajo sus l铆neas de negocio la
Mensajer铆a Expresa, Paqueteo y Carga, Call y Contact Center y E-commerce, con licencia para la prestaci贸n
de servicios postales de mensajer铆a expresa y licencia en la prestaci贸n de servicios de carga, y con NIT 900861729-9.
DOMICILIO Y DIRECCI脫N: El domicilio de la ORGANIZACI脫N est谩 ubicado en la ciudad de Bogot谩 donde se
encuentra su oficina principal en la siguiente direcci贸n:
En cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto reglamentario 1377 de 2013,
la Organizaci贸n Firstsource S.A.S., adopta la siguiente pol铆tica para el tratamiento de datos personales, la cual
ser谩 debidamente comunicada a todos los titulares de los datos recolectados o que se deban recolectar posteriormente,
con objetivos comerciales y/o laborales.
Nosotros nos comprometemos a garantizar los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el
tratamiento de los datos personales y consecuentemente todas las acciones ser谩n regidas por los principios de
legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso, restricci贸n, seguridad y confidencialidad.
La compa帽铆a en la realizaci贸n de sus actividades comerciales o laborales, entre otras, realice recolecci贸n de datos
bien sea de car谩cter permanente u ocasional y sean proporcionados por todas las personas bien sea informaci贸n o dato
personal, podr谩 conocerla, actualizarla, rectificarla, suprimir o revocarla. Derivada y dando cumplimiento principalmente
al siguiente marco legal:
Aplicaci贸n: La presente pol铆tica ser谩 aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la ORGANIZACI脫N cuyos datos titulares sea de una persona natural.
Derechos del titular de la informaci贸n: Haciendo caso a la normatividad vigente ser谩 aplicable en materia de protecci贸n de datos los siguientes derechos de los titulares de datos personales:
Estos derechos podr谩n ser ejercidos por:
a. El titular, quien deber谩 acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposici贸n la ORGANIZACI脫N.
b. Los causahabientes del titular, quienes deber谩n acreditar tal calidad.
c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditaci贸n de la representaci贸n o apoderamiento.
d. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Derechos de los ni帽os y adolescentes En el tratamiento de datos personales se asegurar谩 el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza p煤blica, y en este caso el tratamiento deber谩 cumplir con los siguientes par谩metros:
a. Responder y respetar el inter茅s superior de los menores.
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Deberes de la organizaci贸n: Como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales la organizaci贸n reconoce la titularidad de los datos personales que ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, la ORGANIZACI脫N utilizar谩 los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protecci贸n de datos personales, la ORGANIZACI脫N tendr谩 los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
✔ Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data.
✔ Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
✔ Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten en virtud de la autorizaci贸n otorgada.
✔ Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
✔ Garantizar que la informaci贸n sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
✔ Actualizar oportunamente la informaci贸n, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deber谩n implementar todas las medidas necesarias para que la informaci贸n se mantenga actualizada.
✔ Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
✔ Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del titular.
✔ Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos se帽alados por la ley.
✔ Identificar cuando determinada informaci贸n se encuentra en discusi贸n por parte del titular.
✔ Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
✔ Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los titulares.
✔ Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio sobre el tema en particular.
✔ Usar 煤nicamente datos cuyo tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
✔ Velar por el uso adecuado de los datos personales de los ni帽os, ni帽as y adolescentes, en aquellos casos en que se haya autorizado el tratamiento de sus datos.
✔ Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en tr谩mite" en la forma en que se regula en la ley.
✔ Insertar en la base de datos la leyenda "informaci贸n en discusi贸n judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
✔ Abstenerse de circular informaci贸n que est茅 siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
✔ Permitir el acceso a la informaci贸n 煤nicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
✔ Usar los datos personales del titular s贸lo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protecci贸n de datos personales.
Autorizaci贸n y consentimiento del titular: La ORGANIZACI脫N requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: ✔ Informaci贸n requerida por una entidad p煤blica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
✔ Datos de naturaleza p煤blica.
✔ Casos de urgencia m茅dica o sanitaria.
✔ Tratamiento de informaci贸n autorizado por la ley para fines hist贸ricos, estad铆sticos o cient铆ficos.
✔ Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. Manifestaci贸n de la autorizaci贸n.
La autorizaci贸n a la ORGANIZACI脫N para el tratamiento de los datos personales ser谩 otorgada por:
✔ El titular, quien deber谩 acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposici贸n la ORGANIZACI脫N.
✔ Los causahabientes del titular, quienes deber谩n acreditar tal calidad.
✔ El representante y/o apoderado del titular, previa acreditaci贸n de la representaci贸n o apoderamiento.
✔ Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Medios para otorgar la autorizaci贸n: La ORGANIZACI脫N obtendr谩 la autorizaci贸n mediante diferentes medios, entre ellos el documento f铆sico o electr贸nico, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtenci贸n del consentimiento mediante conductas inequ铆vocas a trav茅s de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorizaci贸n ser谩 solicitada por la ORGANIZACI脫N de manera previa al tratamiento de los datos personales. Prueba de la autorizaci贸n: La ORGANIZACI脫N conservar谩 la prueba de la autorizaci贸n otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizar谩 los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptar谩 las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo 茅sta. En consecuencia, LA ORGANIZACI脫N podr谩 establecer archivos f铆sicos o repositorios electr贸nicos realizados de manera directa o a trav茅s de terceros contratados para tal fin. Revocatoria de la autorizaci贸n. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorizaci贸n otorgada a LA ORGANIZACI脫N para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresi贸n de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposici贸n legal o contractual. La ORGANIZACI脫N establecer谩 mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorizaci贸n o solicitar la supresi贸n sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorg贸. Para lo anterior, deber谩 tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total en relaci贸n con las finalidades autorizadas, y por lo tanto LA ORGANIZACI脫N deber谩 cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y de otra manera parcial en relaci贸n con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso ser谩n estos sobre los que cesar谩n las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este 煤ltimo caso, la ORGANIZACI脫N podr谩 continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relaci贸n con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento. Tratamiento al cual ser谩n sometidos los datos y finalidad del mismo: El tratamiento de los datos personales de aspirantes a cargos, visitantes, empleados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, clientes o de cualquier persona con la cual ORGANIZACI脫N tuviere establecida o estableciera una relaci贸n, permanente u ocasional, lo realizar谩 en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condici贸n como ORGANIZACI脫N privada. En todo caso, los datos personales podr谩n ser recolectados y tratados para:
Para el tratamiento de datos personales de ni帽os, ni帽as y adolescentes se proceder谩 de acuerdo con lo contemplado en la presente pol铆tica en el aparte 6 Deberes de la organizaci贸n. Datos sensibles Para el caso de datos personales sensibles, la ORGANIZACI脫N podr谩 hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
✔ El titular haya dado su autorizaci贸n expl铆cita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizaci贸n.
✔ El tratamiento sea necesario para salvaguardar el inter茅s vital del Titular y este se encuentre f铆sica o jur铆dicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deber谩n otorgar su autorizaci贸n.
✔ El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades leg铆timas y con las debidas garant铆as por parte de una fundaci贸n, ONG, asociaci贸n o cualquier otro organismo sin 谩nimo de lucro, cuya finalidad sea pol铆tica, filos贸fica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por raz贸n de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podr谩n suministrar a terceros sin la autorizaci贸n del titular.
✔ El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
✔ El Tratamiento tenga una finalidad hist贸rica o estad铆stica.
En este evento deber谩n adoptarse las medidas conducentes a la supresi贸n de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorizaci贸n previa, expresa e informada del titular, la cual deber谩 ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificaci贸n posterior. Aviso de privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento f铆sico, electr贸nico o cualquier otro formato, puesto a consideraci贸n del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A trav茅s de este documento se informa al titular todo lo relacionado con la existencia de las pol铆ticas de tratamiento de informaci贸n de la ORGANIZACI脫N y que le ser谩n aplicables, la forma de acceder a las mismas y las caracter铆sticas del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deber谩 contener, como m铆nimo, la siguiente informaci贸n:
Garant铆as del derecho al acceso a datos del titular: Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la ORGANIZACI脫N pondr谩 a disposici贸n de 茅ste, previa comprobaci贸n de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogaci贸n alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a trav茅s de todo tipo de medio, incluyendo los medios electr贸nicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deber谩 ofrecerse sin l铆mite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en l铆nea. Procedimientos para la atenci贸n de consultas, reclamos, peticiones de rectificaci贸n, actualizaci贸n y suspensi贸n de datos 1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podr谩n consultar la informaci贸n personal del titular que repose en la ORGANIZACI脫N, quien suministrar谩 toda la informaci贸n contenida en el registro individual o que est茅 vinculada con la identificaci贸n del Titular. Con respecto a la atenci贸n de solicitudes de consulta de datos personales la ORGANIZACI脫N garantiza:
2. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la informaci贸n contenida en una base de datos debe ser objeto de correcci贸n, actualizaci贸n o supresi贸n, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podr谩n presentar un reclamo ante LA ORGANIZACI脫N, el cual ser谩 tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo del Titular se formular谩 mediante solicitud dirigida a la ORGANIZACI脫N al correo electr贸nico de centro de atenci贸n al cliente administracion@firstsource.net.co o mediante comunicaci贸n escrita dirigida al departamento financiero y administrativo, con la identificaci贸n del titular, la descripci贸n de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcci贸n, y acompa帽ando los documentos que se requiera validar (fotocopia de la cedula, y carta debidamente firmada por el titular). Si el reclamo resulta incompleto, se requerir谩 al interesado dentro de los cinco (5) d铆as siguientes a la recepci贸n del reclamo para que corrija o complete la informaci贸n o anexe la documentaci贸n requerida. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no ha presentado la informaci贸n requerida, se entender谩 que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar谩 traslado a quien corresponda en un t茅rmino m谩ximo de dos (2) d铆as h谩biles e informar谩 de la situaci贸n al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, 茅ste se catalogar谩 con la etiqueta "reclamo en tr谩mite" y el motivo del mismo, en un t茅rmino no mayor a dos (2) d铆as h谩biles. Dicha etiqueta se mantendr谩 hasta que el reclamo sea decidido. El t茅rmino m谩ximo para atender el reclamo ser谩 de quince (15) d铆as h谩biles contados a partir del d铆a siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender谩 su reclamo, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los ocho (8) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.
3. Petici贸n de actualizaci贸n y/o rectificaci贸n: La ORGANIZACI脫N rectificar谩 y actualizar谩, a solicitud del titular, la informaci贸n de 茅ste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los t茅rminos antes se帽alados, para lo cual se tendr谩 en cuenta:
Esta supresi贸n implica la eliminaci贸n total o parcial de la informaci贸n personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la ORGANIZACI脫N. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia la ORGANIZACI脫N podr谩 negar el ejercicio del mismo cuando:
5. Registro nacional de base de datos: La ORGANIZACI脫N, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus procedimientos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada informaci贸n que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus procedimientos y reglamento. La ORGANIZACI脫N, proceder谩 de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentaci贸n que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que ser谩 administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio p煤blico de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el pa铆s; y que ser谩 de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
6. Seguridad de la informaci贸n y medidas de seguridad: Para dar cumplimiento al principio de seguridad se帽alado en la normatividad vigente, la ORGANIZACI脫N tomara las medidas t茅cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para dar seguridad a los datos para evitar su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Utilizaci贸n y transferencia internacional de datos personales e informaci贸n personal por parte de la organizaci贸n: Dando cumplimiento con la misi贸n y del plan estrat茅gico de la ORGANIZACI脫N, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la ORGANIZACI脫N, 茅sta podr谩 realizar la transferencia y transmisi贸n, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptaci贸n de la presente pol铆tica, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos ser谩n transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la ORGANIZACI脫N. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, la ORGANIZACI脫N tomar谩 las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente pol铆tica, bajo el entendido que la informaci贸n personal que reciban, 煤nicamente podr谩 ser utilizada para asuntos directamente relacionados con LA ORGANIZACI脫N y solamente mientras 茅sta dure y no podr谩 ser usada o destinada para prop贸sito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observar谩 lo previsto en el art铆culo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efect煤e la ORGANIZACI脫N, no requerir谩n ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisi贸n de datos personales de conformidad al art铆culo 25 del Decreto 1377 de 2013. LA ORGANIZACI脫N, tambi茅n podr谩 intercambiar informaci贸n personal con autoridades gubernamentales o p煤blicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigaci贸n penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su pa铆s de residencia; (b) para cumplir con procesos jur铆dicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades p煤blicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades p煤blicas y del gobierno distintas a las de su pa铆s de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros t茅rminos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los da帽os y perjuicios que nos puedan afectar. Responsable y encargado del tratamiento de datos: La ORGANIZACI脫N ser谩 responsable del tratamiento de datos personales, el 谩rea de Servicio al Cliente, 谩rea de Gesti贸n Humana, 谩rea Administrativa y el 谩rea de Tecnolog铆a ser谩n los encargados del tratamiento de datos en la ORGANIZACI脫N.